Verwerkersovereenkomst

Woningly, Industrieweg 2A, 1231 KH Loosdrecht, Nederland, KvK 86257749 (hierna: Woningly) en het makelaarskantoor dat deze overeenkomst accepteert (hierna: het Kantoor) maken onderscheid tussen drie situaties.

Een aanvraag die het Kantoor accepteert en daarna in zijn eigen relatiebeheer zet, is vanaf dat moment een relatie in de Workspace van het Kantoor. Voor die gegevens is het Kantoor verantwoordelijk en geldt deze overeenkomst.

• AVG: de Algemene verordening gegevensbescherming. Begrippen als persoonsgegevens, verwerken, betrokkene en verwerkingsverantwoordelijke hebben de betekenis uit de AVG.
• Workspace: de ingelogde omgeving van Woningly Business (eerder “Woningly voor Makelaars”, “werkomgeving” en “partnerdashboard” genoemd), met de onderdelen waarin het Kantoor eigen gegevens verwerkt: relaties, verkoopwoningen, interessenten, bezichtigingen, biedingen, taken, dataroom, importtool, de koppeling met Outlook (agenda en eigen afzender), WhatsApp, e-mails aan klanten (zoals verkoopupdates en bevestigingen) en AI-functies.
• Persoonsgegevens: de persoonsgegevens die Woningly namens het Kantoor in de Workspace verwerkt.
• AI-functies: de AI-assistent (basis en Pro, met spraakinvoer), de AI-hulp bij het importeren, de AI-dictafoon en de AI-hulp bij een WhatsApp-gesprek (samenvatting en antwoordvoorstel).
• Subverwerker: een partij die Woningly inschakelt en die daarbij Persoonsgegevens verwerkt.

1. Woningly verwerkt de Persoonsgegevens alleen om de Workspace aan het Kantoor te leveren en te beveiligen, volgens de zakelijke voorwaarden en deze overeenkomst. Woningly gebruikt de Persoonsgegevens niet voor eigen doelen, verkoopt ze niet en gebruikt ze niet om eigen AI-modellen te trainen.
2. Woningly verwerkt de Persoonsgegevens alleen op gedocumenteerde instructies van het Kantoor, tenzij een wettelijke plicht anders vereist (dan meldt Woningly dat vooraf, tenzij de wet dat verbiedt). Als instructie gelden deze overeenkomst, de zakelijke voorwaarden en de handelingen die gebruikers van het Kantoor in de Workspace verrichten. Bij een AI-functie is het bevestigen van een voorstel de instructie om dat voorstel uit te voeren.
3. Vindt Woningly dat een instructie in strijd is met de AVG, dan meldt Woningly dat direct aan het Kantoor.
4. De overeenkomst gaat in zodra een eigenaar of beheerder van het Kantoor haar accepteert in de Workspace. Woningly legt vast welk Kantoor, welke gebruiker, welke versie en welk tijdstip. De overeenkomst eindigt wanneer de dienstverlening eindigt, met inachtneming van artikel 14.

• Betrokkenen: klanten, verkopers, kopers, bieders en interessenten van het Kantoor; bezoekers van bezichtigingen; personen die het Kantoor via WhatsApp schrijven of die het Kantoor via Woningly mailt; contactpersonen van derden (zoals notaris, taxateur of VvE); medewerkers van het Kantoor voor zover zij in notities, taken, het auditlog, downloadverzoeken of de teamoverzichten voorkomen.
• Soorten gegevens: naam, e-mailadres, telefoonnummer, adres van de woning, notities over gesprekken en voorkeuren, budget en woonwensen waar die zijn ingevuld, bezichtigings-, bied- en taakgegevens, documenten die het Kantoor uploadt (die persoonsgegevens van derden kunnen bevatten), WhatsApp-berichten (telefoonnummer, profielnaam, berichttekst, tijdstip en bezorgstatus), e-mails die het Kantoor via Woningly verstuurt, de tekst die een gebruiker in een AI-functie plakt of inspreekt, en gebruiksgegevens van medewerkers in het auditlog en de teamoverzichten.
• Bijzondere en gevoelige gegevens: de Workspace is daar niet voor bedoeld. Het Kantoor zet geen BSN, identiteitsbewijzen, bankrekeningnummers of gegevens over gezondheid, afkomst of geloof in de Workspace, tenzij dat noodzakelijk en rechtmatig is. De importtool sluit gevoelige kolommen standaard uit. Het Kantoor plakt dergelijke gegevens niet in een AI-functie.

Het Kantoor is verantwoordelijk voor de rechtmatigheid van de gegevens die het invoert of importeert, en voor het informeren van zijn eigen klanten over de verwerking.

Woningly neemt passende technische en organisatorische maatregelen (artikel 32 AVG). Daaronder vallen in elk geval:

• Toegang alleen voor ingelogde gebruikers van het Kantoor, met de rollen eigenaar, beheerder en medewerker. Een medewerker ziet alleen de dossiers waaraan die is toegewezen. Voor de gedeelde WhatsApp-inbox kiest het Kantoor zelf of alleen eigenaar en beheerders of het hele team de gesprekken zien; een eigen WhatsApp-nummer is alleen zichtbaar voor de medewerker van wie het nummer is. Elke handeling controleert zelf de sessie en de rol.
• Documenten en geïmporteerde bestanden staan in privé opslag en zijn alleen bereikbaar via tijdelijke, ondertekende links. Bestanden worden gecontroleerd op type en grootte.
• De importtool sluit gevoelige kolommen standaard uit, wist ruwe bestanden en tussenrijen na 30 dagen en verlaten imports na 2 dagen, en kan een import tot 14 dagen ongedaan maken.
• Toegangstokens voor de Outlook- en WhatsApp-koppeling worden versleuteld bewaard. De Outlook-koppeling vraagt agenda-rechten en, alleen als het Kantoor 'eigen afzender' gebruikt, het recht om e-mail te versturen namens de gekoppelde gebruiker; Woningly leest geen e-mail van de gebruiker.
• De AI-assistent heeft geen internettoegang, voert nooit zelf iets uit zonder bevestiging van een gebruiker en werkt met dezelfde rechten als de ingelogde gebruiker. De AI-assistent slaat zijn gesprekken niet op; voor de AI-dictafoon geldt artikel 8, punt 9.
• Een auditlog legt vast wie wat deed (soort handeling en object, zonder inhoud).
• Personen bij Woningly met toegang tot Persoonsgegevens zijn gebonden aan geheimhouding en krijgen alleen toegang als dat nodig is.

Woningly mag maatregelen aanpassen, mits het beveiligingsniveau niet daalt.

1. Het Kantoor geeft algemene toestemming voor de subverwerkers in onderstaande lijst. Woningly legt hen verplichtingen op die vergelijkbaar zijn met die in deze overeenkomst en blijft jegens het Kantoor verantwoordelijk voor hun werk.
2. Wil Woningly een subverwerker toevoegen of vervangen, dan informeert Woningly het Kantoor (per e-mail aan de eigenaar en in de Workspace) ten minste 14 dagen voordat de subverwerker toegang krijgt tot Persoonsgegevens. Alleen als een spoedgeval dat onmogelijk maakt (zoals het uitvallen van een leverancier) informeert Woningly zo snel mogelijk. Het Kantoor kan binnen 14 dagen na de melding schriftelijk en om redelijke privacy- of beveiligingsredenen bezwaar maken.
3. Komen partijen er niet uit, dan kan het Kantoor de dienst voor het getroffen onderdeel opzeggen. Vooruitbetaalde, niet genoten periodes worden dan terugbetaald.

Stripe en Moneybird verwerken gegevens over het abonnement van het kantoor zelf (betaling en facturen), niet over klanten van het kantoor. Resend verstuurt nieuwsbrieven en campagnes van Woningly en krijgt geen gegevens uit de Workspace. Digitaal ondertekenen (Signhost) staat nog niet aan; voordat het aangaat, voegt Woningly die dienst volgens artikel 6 aan deze lijst toe.

Sommige Subverwerkers verwerken gegevens buiten de Europese Economische Ruimte, met name Anthropic en Meta (WhatsApp), en mogelijk Vercel, Supabase, Microsoft en de pushdienst van de browser (zie de tabel in artikel 6). Woningly zorgt voor een geldig doorgiftemechanisme per Subverwerker, zoals het EU-VS Data Privacy Framework voor leveranciers die daarbij zijn aangesloten of de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie. Bij Anthropic zijn dat de modelcontractbepalingen die onderdeel zijn van het verwerkersaddendum van Anthropic. Het Kantoor machtigt Woningly daarvoor. Woningly levert desgevraagd de informatie die nodig is voor een doorgifte-effectbeoordeling.

1. Doel: de AI-functies helpen medewerkers van het Kantoor met administratieve handelingen en vragen over eigen gegevens in Woningly. Ze zijn niet bedoeld voor beslissingen met rechtsgevolgen voor betrokkenen.
2. De mens beslist: de AI-assistent voert nooit zelf iets uit. Elke wijziging in de Workspace vereist een uitdrukkelijke bevestiging van een gebruiker, die vooraf ziet wat er gaat gebeuren. Het Kantoor blijft verantwoordelijk voor de juistheid en geschiktheid van wat het bevestigt en voor de tekst die het in een AI-functie plakt.
3. Alleen wat nodig is: naar de AI-leverancier gaan alleen de opdracht, de geplakte tekst, de gegevens uit de Workspace die voor die opdracht nodig zijn en de namen van teamleden. Bij vragen over de eigen gegevens (AI-assistent Pro) gaat alleen het antwoord op die vraag mee, begrensd tot 50 rijen en tot wat de gebruiker zelf ook mag zien. Van bijlagen gaat alleen de bestandsnaam mee, nooit de inhoud. De AI-leverancier heeft geen toegang tot de database en de AI-assistent zoekt niets op internet. Bij de AI-hulp bij importeren gaan alleen kolomnamen en gemaskeerde patronen mee.
4. Geen training: Woningly gebruikt Persoonsgegevens niet om eigen modellen te trainen. Volgens de Commercial Terms van Anthropic mag Anthropic geen modellen trainen op klantinhoud uit zijn diensten.
5. Bewaren bij de AI-leverancier: volgens Anthropic worden invoer en uitvoer in de regel binnen 30 dagen na ontvangst of aanmaak verwijderd, met uitzonderingen (zoals een wettelijke plicht en de handhaving van het gebruiksbeleid, waarbij gemarkeerde inhoud langer kan worden bewaard). Woningly meldt wijzigingen volgens artikel 6.
6. Wat Woningly bewaart: een voorstel van de AI-assistent (de stappen die de gebruiker zag) wordt na 30 dagen gewist. De geplakte tekst zelf wordt niet opgeslagen. Een bijlage die in de AI-assistent is geüpload en niet wordt gekoppeld, wordt na 24 uur gewist; een gekoppelde bijlage komt als "alleen intern" in de dataroom van de woning. Uitgevoerde handelingen staan in het auditlog, zonder inhoud.
7. Transparantie: het Kantoor informeert zijn klanten in zijn eigen privacyverklaring over het gebruik van verwerkers en AI-hulpmiddelen. Woningly stelt hiervoor onder artikel 16 van deze pagina een tekstvoorstel beschikbaar.
8. Het gebruik van AI-functies loopt via het AI-budget en het gebruikstegoed van het Kantoor (zie de zakelijke voorwaarden). Het gebruik is per Kantoor inzichtelijk.
9. AI-dictafoon (Professional). Het Kantoor werkt een gesprek met een klant uit door de tekst ervan te plakken of te typen of, zodra die mogelijkheid beschikbaar is gesteld, door een opname te uploaden. Hiervoor gelden aanvullend de volgende afspraken.
   • Toestemming en informeren: het Kantoor zorgt dat de personen over wie het gegevens invoert zijn geïnformeerd en neemt alleen op met uitdrukkelijke toestemming van alle deelnemers. Woningly legt bij elk gesprek vast dat het Kantoor verklaarde dat dit is gebeurd (zonder inhoud van het gesprek).
   • Opnames: de browser uploadt de opname rechtstreeks naar een privé-opslag waar alleen de applicatie bij kan. De spraakdienst (AssemblyAI, zie artikel 6) schrijft de opname uit. Zodra het gesprek is uitgewerkt wist Woningly de opname en het transcript bij de spraakdienst. Slaagt het uitwerken niet, dan wordt de opname na uiterlijk 7 dagen gewist. Een opname is alleen zichtbaar voor de gebruiker die haar maakte.
   • Uitwerking: de tekst van het gesprek gaat naar de AI-leverancier voor een verslag, voorgestelde zoekwensen en afspraken, elk met een letterlijk citaat. Niets komt in het zoekprofiel, de taken of een mail voordat een gebruiker het heeft gecontroleerd en bevestigd. Voor een conceptmail aan de klant gaat alleen het bevestigde verslag mee, nooit het transcript; de mail wordt nooit automatisch verstuurd.
   • Bewaren: het transcript (met namen) wordt na 90 dagen gewist en kan eerder worden gewist door het Kantoor. Het verslag, de bevestigde zoekwensen en afspraken blijven staan tot het Kantoor ze verwijdert of de relatie wordt verwijderd of geanonimiseerd. Verstuurde opvolgmails (onderwerp en tekst) worden na 365 dagen gewist.
   • De opname, het transcript en de inhoud van het gesprek komen niet in logregels of in het auditlog.
10. Spraakinvoer in de AI-assistent (Professional). Een gebruiker kan een opdracht inspreken in plaats van typen, zodra die mogelijkheid voor het Kantoor aan staat. De opname gaat naar de spraakdienst (AssemblyAI) om uit te schrijven; de tekst wordt daarna als gewone opdracht behandeld (punt 3). De opname en het transcript worden niet bewaard. Het Kantoor spreekt geen gegevens van anderen in zonder dat dat nodig en rechtmatig is.

1. Als het Kantoor WhatsApp koppelt, verzendt en ontvangt Woningly namens het Kantoor WhatsApp-berichten tussen het Kantoor en zijn klanten via het WhatsApp Business-platform van Meta (zie artikel 6). Het Kantoor is verwerkingsverantwoordelijke, Woningly verwerker. Het Kantoor bepaalt met wie het communiceert en op welke grondslag.
2. Het Kantoor zorgt dat een klant toestemming heeft gegeven voordat het Kantoor uit eigen beweging een bericht stuurt (bijvoorbeeld een sjabloonbericht of een automatische opvolging), en houdt zich aan de voorwaarden en het beleid van WhatsApp. Woningly verstuurt alleen vrije tekst binnen het servicevenster van WhatsApp en daarbuiten alleen goedgekeurde sjablonen.
3. Stuurt een klant "stop", dan verwerkt Woningly dat automatisch: er gaan dan geen sjabloon- of opvolgberichten meer naar die klant totdat hij zich opnieuw aanmeldt. Het Kantoor omzeilt dat niet.
4. Woningly bewaart een gesprek 12 maanden na het laatste bericht en wist het daarna automatisch, tenzij het Kantoor het eerder verwijdert. Van bijlagen bewaart Woningly alleen dat er een bijlage was, niet de inhoud.
5. AI-hulp bij een WhatsApp-gesprek (samenvatting of antwoordvoorstel) werkt alleen op klik van een medewerker. Dan gaan de berichten van dat ene gesprek naar de AI-leverancier (artikel 6). Het resultaat is een concept dat de medewerker zelf leest, aanpast en verstuurt; Woningly beantwoordt geen berichten automatisch met AI en bewaart het resultaat niet.
6. Krijgt een medewerker desktopmeldingen, dan gaan die via de pushdienst van zijn browser (artikel 6). Of het begin van een bericht in de melding staat, bepaalt de medewerker zelf.

Woningly verwijdert of anonimiseert gegevens in de Workspace automatisch na de termijnen hieronder. Het Kantoor geeft daarmee de instructie om die termijnen toe te passen (artikel 3). Het Kantoor kan gegevens altijd eerder zelf verwijderen. Het biedlogboek en wat Woningly wettelijk moet bewaren vallen hier niet onder.

Ontvangt Woningly een verzoek van een betrokkene over Persoonsgegevens van het Kantoor, dan verwijst Woningly de betrokkene door naar het Kantoor en meldt het verzoek binnen 5 werkdagen aan het Kantoor. Woningly helpt het Kantoor met redelijke maatregelen, zoals het opzoeken, exporteren of verwijderen van een relatie met de functies in de Workspace.

• Woningly meldt een inbreuk op de Persoonsgegevens zonder onredelijke vertraging en uiterlijk 48 uur nadat Woningly er kennis van heeft genomen, met de informatie die het Kantoor nodig heeft voor een melding aan de Autoriteit Persoonsgegevens en aan betrokkenen. Een melding is geen erkenning van schuld.
• Woningly helpt het Kantoor, voor zover dat met de informatie van Woningly mogelijk is, bij zijn verplichtingen rond beveiliging, datalekken, gegevensbeschermingseffectbeoordelingen en voorafgaande raadpleging van de toezichthouder.
• Spoedmeldingen van het Kantoor over een vermoedelijke inbreuk gaan naar het privacyadres van Woningly (zie de privacyverklaring).

Woningly stelt op verzoek de informatie beschikbaar die nodig is om naleving aan te tonen, zoals de beveiligingsmaatregelen, de lijst met Subverwerkers en relevante rapportages van leveranciers die Woningly mag delen. Het Kantoor of een door hem aangewezen onafhankelijke deskundige kan een audit uitvoeren na een schriftelijke aankondiging van ten minste 30 dagen, onder geheimhouding, ten hoogste eenmaal per twaalf maanden (tenzij een inbreuk of een toezichthouder meer vraagt), op kosten van het Kantoor en zonder inzage in gegevens van andere klanten.

• Na het einde van de dienstverlening kan het Kantoor 30 dagen lang zijn gegevens exporteren. De export in de Workspace (Profiel, Gegevens exporteren) bevat relaties (ook als CSV), woningen, interessenten, bezichtigingen, biedingen, taken en een lijst van de documenten; de documenten zelf download je per stuk uit de dataroom. Een export van WhatsApp-gesprekken of andere gegevens levert Woningly op verzoek.
• Daarna verwijdert Woningly de Persoonsgegevens, ook bij Subverwerkers, tenzij de wet bewaren verplicht stelt. Back-ups worden op de gewone cyclus overschreven en niet voor andere doelen gebruikt.
• Het Kantoor kan tijdens de dienst ook zelf relaties, woningen en documenten verwijderen. Een import kan het Kantoor tot 14 dagen na afloop ongedaan maken.
• Een Kantoor met een opgezegd of verlopen abonnement is alleen-lezen en houdt toegang tot zijn gegevens; dat is nog niet het einde van de dienstverlening. Dat einde is het moment waarop het account van het Kantoor in de Workspace wordt beëindigd. Woningly bewaart de gegevens van een alleen-lezen Kantoor hooguit 12 maanden nadat het alleen-lezen werd, tenzij het Kantoor ze eerder zelf verwijdert of opnieuw een abonnement neemt. Ten minste 30 dagen vóór de verwijdering waarschuwt Woningly de eigenaar per e-mail, zodat het Kantoor ze kan exporteren. Gegevens die Woningly wettelijk moet bewaren (zoals facturen) blijven bewaard.

• Voor aansprakelijkheid gelden de zakelijke voorwaarden, tenzij de wet dwingend anders bepaalt.
• Strijdt deze overeenkomst met de zakelijke voorwaarden over de verwerking van Persoonsgegevens, dan gaat deze overeenkomst voor.
• Op deze overeenkomst is Nederlands recht van toepassing. Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter volgens de zakelijke voorwaarden.
• Woningly kan deze overeenkomst wijzigen als de wet, een leverancier of de dienst dat vraagt. Bij een inhoudelijke wijziging vraagt Woningly de eigenaar of een beheerder bij het openen van de Workspace om een nieuw akkoord; tot dan werken de AI-functies, de importtool en WhatsApp niet.

Dit is een voorbeeld dat u kunt overnemen of aanpassen. Het is geen juridisch advies; laat het afstemmen op uw eigen situatie.

Vragen over deze overeenkomst of over de verwerking van gegevens stel je aan privacy@woningly.nl. Zie ook de privacyverklaring en de zakelijke voorwaarden.