Overstappen

Overstappen naar Woningly Workspace

Neem je relaties, woningen en bezichtigingen mee uit je huidige systeem of Excel. Jij controleert alles vooraf, en je kunt het 14 dagen ongedaan maken.

Bekijk hoe het werktPlan een kennismaking

Voorbeeld: relaties.xlsx, woningen.csv, agenda.ics worden herkend, met 20 relaties, 8 woningen, 6 bezichtigingen.

  • Gevoelige gegevens blijven eruit

    BSN, IBAN, identiteitsbewijzen en geboortedatum nemen we niet over. Kolommen daarmee worden herkend en uitgesloten.

  • Geen berichten naar je klanten

    Een import verstuurt nooit een melding of e-mail. Relaties die je overneemt krijgen niets te zien of te lezen.

  • Ongedaan maken tot 14 dagen

    Wat nieuw is en sindsdien niet door jou is aangepast, verwijderen we weer. Bijgewerkte gegevens zetten we terug. Wat jij zelf hebt gewijzigd, blijft staan en melden we.

Dit lezen we

  • Excel.xlsx
  • CSV.csv
  • Tekstbestand.txt
  • Contacten.vcf
  • Agenda-export.ics
Zo werkt het

In vijf stappen overstappen

Elke stap controleer je zelf. Er wordt pas iets opgeslagen nadat jij hebt bevestigd.

  1. Stap 1: Maak een export. Sla een lijst uit je huidige systeem op, of gebruik je eigen Excel-bestand. We lezen Excel (.xlsx), CSV of tekstbestand (.csv, .txt), contacten (.vcf), agenda-export (.ics).
  2. Stap 2: Upload je bestanden. Tot 5 bestanden per import, 10 MB per bestand. Een Excel-bestand met meerdere tabbladen (tot 20) is geen probleem.
  3. Stap 3: Controleer wat we herkend hebben. We stellen voor welk tabblad relaties, woningen, bezichtigingen of taken bevat en welke kolom waarbij hoort. Jij past aan wat niet klopt. Een volgend bestand met dezelfde kolomnamen herkennen we meteen.
  4. Stap 4: Bekijk de voorvertoning. Je ziet hoeveel rijen nieuw zijn, bijgewerkt worden, worden overgeslagen of een fout bevatten, met voorbeelden. Zit iemand mogelijk al in Woningly, dan beslis jij: aanmaken, samenvoegen of overslaan. Er is op dit punt nog niets opgeslagen.
  5. Stap 5: Bevestig. Na je bevestiging verwerken we de rijen in blokken, met een voortgangsbalk. Wat niet gelukt is, staat in een foutenlijst die je kunt downloaden. Daarna kun je de import nog 14 dagen terugdraaien.
Voorbeeld

Stap 5 van 5

Bevestig

Na je bevestiging verwerken we de rijen in blokken, met een voortgangsbalk. Wat niet gelukt is, staat in een foutenlijst die je kunt downloaden. Daarna kun je de import nog 14 dagen terugdraaien.

Voorbeeld met verzonnen gegevens uit drie voorbeeldbestanden. Zo ziet de importassistent eruit; het is geen meting van jouw bestanden.

Zo ziet het eruit

Voorbeeldkantoor
Het uploadscherm van de importassistent in Woningly Workspace, met voorbeeldbestanden

Bestanden kiezen. Sla een lijst uit je huidige systeem op, of gebruik je eigen Excel-bestand. We lezen Excel (.xlsx), CSV of tekstbestand (.csv, .txt), contacten (.vcf), agenda-export (.ics).

Echte schermen van Woningly Workspace met een verzonnen voorbeeldkantoor. Open dit scherm groot

Video

Zo gaat het in de praktijk

De video wordt afgespeeld via YouTube. Pas na je klik wordt er verbinding gemaakt.

Wat neem je mee

Wat neem je mee, en wat begin je schoon?

Alleen wat de importassistent echt kan. De rest begint bij Woningly met een schone lei, en dat zeggen we er vooraf bij.

Dit neem je mee

  • RelatiesNaam, e-mailadres, telefoon, wensen en notities. Wie al bij je kantoor staat, herkennen we aan het e-mailadres en wordt niet dubbel aangemaakt.
  • WoningenTe koop, onder bod, verkocht en ingetrokken, met adres, vraagprijs en, als ze in je bestand staan, de verkoper en de koper.
  • BezichtigingenUit een Excel- of CSV-lijst of uit een agenda-export, gekoppeld aan de woning op het adres.
  • TakenMet vervaldatum en status, gekoppeld aan een woning als het adres duidelijk is. Een taak zonder datum blijft zonder datum.
  • Documenten in bulkEen map of zip met bestanden per woning, tot 200 documenten of 500 MB per keer. Ze komen in de dataroom van de woning, alleen intern zichtbaar, binnen de opslagruimte van je pakket.

Schoon beginnen

Een nieuw begin, zonder meeslepen van oude rommel.

  • Een schoon biedlogboekHet biedlogboek begint bij Woningly, zodat volgorde en voorwaarden vanaf het eerste bod kloppen.
  • Een frisse mailboxMails uit je oude systeem blijven waar ze zijn. In Woningly begin je met een schone lei.
  • Foto's en brochuresWoningfoto's staan niet in de import. Een brochure of ander bestand zet je als document in de dataroom van de woning.
  • Gevoelige gegevens blijven buitenBSN, IBAN, identiteitsbewijzen en geboortedatum nemen we bewust nooit over, zodat ze niet in je nieuwe systeem terechtkomen.
Wie en hoeveel

Wie kan importeren, en hoeveel?

Importeren doet de eigenaar of een beheerder van het kantoor. Een medewerker kan dit niet.

Aantal rijen per import, per pakket
PakketRijen per import
Essential1.000
Plus1.000
Professional5.000
Voorbereiden

Voor je begint

  • Kies een rustig moment, bijvoorbeeld aan het begin van de week.
  • Maak de exports van je relaties, woningen en bezichtigingen.
  • Ruim op wat je niet meer nodig hebt. Dat scheelt dubbelen en twijfelgevallen.
  • Laat de eigenaar of een beheerder importeren.
  • Neem de verwerkersovereenkomst door. De importassistent vraagt de eigenaar of een beheerder één keer om akkoord, en opnieuw als de overeenkomst inhoudelijk wijzigt.
Veilig

Veilig overstappen

Een import maak je 14 dagen ongedaan

Daarna blijven je gegevens gewoon staan. Je ruwe bestanden en tussenrijen wissen we na 30 dagen.

Opgeslagen in de EU

De gegevens van je kantoor staan in een datacenter in de Europese Unie.

Bestanden worden gewist

Je geüploade bestanden en de tussenrijen van een import worden na 30 dagen gewist. Een import die je niet afmaakt, wissen we na 2 dagen.

Geen inhoud in het logboek

In het logboek van je kantoor staan alleen aantallen, geen namen of andere gegevens uit je bestanden.

Afspraken staan op papier

Woningly verwerkt de gegevens namens je kantoor. De afspraken staan in de verwerkersovereenkomst.

Lees de verwerkersovereenkomst voordat je begint.

Hulp nodig?

Onze support is er van maandag tot en met vrijdag van 9:00 tot 17:00 uur en reageert binnen 1 werkdag.

Neem contact op
Vragen

Veelgestelde vragen over overstappen

Wanneer kan ik het beste overstappen?
Wanneer het jou uitkomt. Een import verandert niets in je oude systeem, dus je kunt beide een tijd naast elkaar laten staan. Na een import kun je 14 dagen lang alles ongedaan maken.
Kan ik alles meenemen?
Je kunt relaties, woningen, bezichtigingen en taken meenemen, en documenten in bulk. Biedlogboek, mailgeschiedenis en woningfoto's begin je schoon in Woningly. Kolommen met BSN, IBAN, een identiteitsbewijs of geboortedatum nemen we nooit over.
Mijn bestand is rommelig. Is dat een probleem?
Meestal niet. We lezen Excel en CSV met puntkomma's of komma's, bestanden uit oudere Windows-programma's met andere tekensets, titelregels boven de kolomnamen, bedragen zoals in een Nederlandse prijslijst en datums zoals Excel ze opslaat. Wat we niet zeker weten, raden we niet: dat zie je in de voorvertoning en daar beslis jij.
Wat als ik hetzelfde bestand twee keer upload?
Dan ontstaan er geen dubbelen. Wat al in Woningly staat, herkennen we aan het e-mailadres (relaties) of het adres (woningen) en wordt overgeslagen of aangevuld, afhankelijk van wat je kiest. Niets wordt stil overschreven tenzij je daar zelf voor kiest.
Gaan er berichten naar mijn klanten?
Nee. Een import verstuurt nooit een e-mail of melding, en niemand van je klanten ziet iets van de import.
Kan ik terug als iets niet klopt?
Ja, tot 14 dagen na de import. Wat nieuw is en sindsdien niet is aangepast, verwijderen we. Bijgewerkte gegevens zetten we terug. Wat je zelf hebt gewijzigd, blijft staan, en je ziet precies hoeveel dat er zijn.
Werkt dit met mijn kantoorsysteem?
We werken met Excel, CSV, contactenbestanden (vCard) en agenda-exports. Welke export jouw systeem maakt, verschilt per systeem en per versie. We beloven geen koppeling. Kun je een lijst als Excel of CSV opslaan, dan kun je het proberen: je ziet in de voorvertoning wat er gebeurt voordat er iets wordt opgeslagen.
Wie mag importeren, en hoeveel rijen kan dat?
Importeren doet de eigenaar of een beheerder van het kantoor. Een medewerker kan dit niet. Per import: Essential 1.000, Plus 1.000, Professional 5.000 rijen. Heb je er meer dan 1.000 in Essential of Plus, of meer dan 5.000 in Professional, dan splits je het bestand in delen.

Klaar om over te stappen?

Plan een kennismaking, of begin met een gratis account en kijk eerst rond in de Workspace.

Plan een kennismakingGratis starten